企业竞争力是企业生存和发展的基础，尤其在现在外部需求下降，人力成本持续上升，用工短缺，劳资纠纷加剧的不利局势下，企业更需要寻找新的策略降低成本、提高生产率、做出有助于对盈利产生重大影响的决策。下一个对降低运营成本、最小化合规风险、提高生产率富有意义的机会就是关注劳动力，优化劳动力使用。毕竟，对许多组织而言，劳动力都是最重要的可控成本。

 

企业的机会在哪里？

 

• 劳动力成本是企业最大的运营成本之一吗？
• 企业的薪资支出经常超出预期的预算吗？
• 企业的人力资源经理埋头于案头工作吗？
• 计划外的缺勤会在企业内引起负面的波动效应吗？
• 企业的劳动力报告经常缺乏细节吗？
• 企业的员工人均净收入低于行业平均水平吗？

 

如果上述任一挑战听起来很熟悉，那么，有效地管理你所在企业最宝贵的战略资产――劳动力，将有机会为企业带来事半功倍的效益。专业的人力资源管理系统供应商华一软件的研究表明，实施劳动力管理――与劳动力相关的职能的管理，例如时间和出勤、排班优化、人力资源、薪资――能够使企业步入更具效率和效益的运营之路。依据多年对劳动力管理的研究及实践，华一软件认为，在当今充满挑战的经济环境中，可以通过以下一些举措帮助企业降低劳动力成本，提高生产率并最小化合规风险：

 

建议1：采取系统的控制措施使员工工资的发放正确、公平。

 

企业当前的时间管理系统是否在吞噬大量资金？它是否能够精确、公平地管理复杂的薪资规定？

 

问题：如果没有足够的控制措施，企业将面临薪资发放不正确的风险。多付会耗费公司利润，少付有违规的风险，可能会招致法律处罚、工会抱怨和员工不满。人工时间管理流程要求经理们牢记与下列因素相关的复杂的薪资规定：

 

• 加班
• 奖励时间
• 政府规章
• 集体协议
• 公司政策

 

考虑一下这个例子。一个员工正常上班时间工作了4个小时，然后又花4个小时完成一件单独的任务（计费标准不同）――只休息了15分钟。如果没有自动化的系统，经理必须牢记复杂的薪资规定，并将它们手动运用于时间管理工作中。仅仅是正常上班时间4个小时，以及不同计费标准的4个小时吗？如果员工加班，那么基本加班工资如何计算？休息时间要不要支付报酬呢？

 

解决方案：采用一个先进的时间和出勤系统自动执行您的薪资规定。时间管理解决方案通过设定可以预先记录公司的相应评估标准、工会和规章制度并反复应用使薪资计算公平、更为准确。有效地消除多付和少付的情况，使企业摆脱风险。薪资错误减少可以降低成本，提升员工士气。

 

建议2： 通过消除“代打卡” 减少薪资支出的增加

 

“代打卡”造成了您多少成本和工作时间的浪费？

 

问题：代打卡――员工为迟到或缺勤的同事打卡――非常普遍且代价很高。而且，手动时间管理的作法尤其容易让这种行为有机可乘。

 

今天，代打卡让公司付出多大的代价？一项最近的研究表明这种作法使工资支出平均增加2.2％。照这样，一个雇佣1,000名工人，平均工资为3.5万元的公司一年的工资支出将增加77万元。简而言之，代打卡是一个既严重又普遍的问题，任何企业都不可忽视。

 

解决方案：采用自动化的时间和出勤解决方案验证打卡员工的身份可以从几个方面减少代打卡现象。下述方法是按照效益降序排列的：

 

1.生物识别验证：指纹签名与加密卡片相吻合的终端视为正确的身份验证。公司如果有四五百名临时工，很难确切地追踪谁来，什么时候来。生物识别将成为一个很好的解决方案。

 

2.刷卡、密码（PIN）输入和个人信息：员工刷卡并输入一个独特的密码。为了阻止员工共享密码，一些企业设置了终端，在持卡者输入密码的时候向他们显示卡片和密码持有者的个人薪资信息。

 

3.刷卡和密码输入。这种方法虽然有效，但是面临员工共享密码的风险。

 

4.仅仅刷卡：这种方法比手动系统有效得多，但是没有办法阻止员工共享卡片。

 

建议3：削减行政费用：让员工自助服务

 

企业主管和人力资源经理每周浪费多少时间研究和回应员工提出的行政方面的问题？

 

问题：如果你所在企业的人力资源团队和一线主管经常疲于回应员工提出的薪资、休假以及相关问题，企业为此付出的成本也是非常可观的。事实上，IOMA的最近一项研究发现，对于一个拥有500－1,000人的公司而言，每个薪资问题的平均费用是25美元左右，每个员工平均每年提出3个薪资问题。每年薪资问题相关的费用总计高达3.75－7.5万美元。如果员工可以自己获取相关的人力资源信息，将有利于工作效率。

 

解决方案：让员工自己获取需要的信息。Nucleus Research的一项研究表明，为员工提供电子或软件自助服务能力可以使每位员工每年节省210美元。一个拥有1,000名员工的组织一年就可以节省支出21万美元。此外，一些解决方案只允许在特定时间使用自助服务功能，以最大程度地减少对工作效率的影响。例如，有的企业在休息室配置自助服务信息平台，引导员工在休息时间或业余时间使用自助服务功能。这种方法可以减少对人力资源部门的提问，同时又不会降低工作效率。

 

建议4：控制员工缺勤费用

 

您为员工缺勤付出多大的代价？答案可能会让您大吃一惊。

 

问题：为计划外的员工缺勤支付的费用平均相当于基本工资的6％？根据美世（Mercer）2008年的一项研究，这一数字代表偶尔的缺勤产生的总费用，包括替代劳动力产生的间接费用。事实上，根据同一项研究，这种缺勤造成的每天生产率净损失高达25％。

 

解决方案：首先企业应加强员工的健康管理，减少病假率。其次需企业制定一套完善的考勤管理制度，并科学、严格地实施管理。再次。企业可以利用缺勤管理系统减少员工缺勤现象，消除对歇班的滥用，提高生产率，使员工自动执行休假和病假政策，并对休假时间进行累计，自动计算休假、病假工资以及伤残救济金。这样企业可以减少员工长时间缺勤产生的费用，同时又可以最小化违规风险。

 

建议5：正确使用加班时间

 

您的组织是否最充分地使用加班时间？您怎么知道？

 

问题：加班是短期内为了应对外部影响而调整员工数量的好办法。但是，太多的加班，可能表明排班无效。或者是员工错误地把加班时间视为“好处”的征兆。如果经理们缺乏足够的了解和控制，他们可能甚至不知道他们的加班有问题。如果他们不知道有问题，当然不会解决问题。如果不进行检查，过度的加班将引起严重的后果。它将使劳动力成本螺旋上升，失去控制。使公司陷入违规的风险，减少公司利润。

 

解决方案：获取高质量的实时信息有助于经理们了解何地、以何种方式加班。基于精确预测的自动化排班可以切实取消不必要的加班，从而更好地控制劳动力成本。经理们可以从一个中心位置查看和调整业务预测、检查员工可用性和技能水平，制定符合需求的劳动力排班计划。自动执行排班相关的规定和政策，从而最小化合规风险。实时预警使经理们了解值得注意的情况。因而帮助企业找到更有效的应对排班需求的方法，不必过度地加班，

 

建议6：在劳动力方面运用精益管理和六西格玛

 

很多企业已经实施了持续改进方面的系统，例如精益管理和六西格玛，来减少浪费和优化生产流程。但是，在劳动力管理方面的运用还比较少？

 

问题：许多组织已经成功运用了精益管理和六西格玛技术，获得了质量改进和库存控制。但是他们常常忽视了运用这些技术来发现劳动力相关的浪费，而这些浪费还隐藏在那些差异报告中未被发现。事实上，在许多制造型企业的劳动力管理中隐藏着一堆低效的实践和流程。

 

解决方案：将精益和六西格玛技术聚焦在企业的劳动力上，正确衡量员工花在直接生产和间接生产活动上的时间。这样在企业可以洞悉生产率低下的根源原因，例如是培训不够导致员工技能不足还是供应链不及时的原因。此外，企业还可以利用一些分析工具来确定大量加班或者缺勤对于生产力的影响。这些举措将帮助企业通过测量、分析来提高直接生产时间，将劳动力绩效与战略目标紧密联系。

 

IDC 分析师Lisa Rowan认为，将基于纸头的手动操作转化自动化劳动力管理流程，组织可以在时间和出勤跟踪、排班和工资处理等方面减少甚至消除人为干预的需要。许多组织就可以确保合规、增加员工满意度和留任机会，提高计划未来劳动力需求的能力。最终，这些能力将提高生产率、降低成本。面对复杂多变的内外部环境和日益激烈的竞争，现代企业需要高效地管理劳动力，更大程度地发挥劳动力的价值。